Per ogni lavoratore sottoposto a sorveglianza sanitaria, il Medico Competente è tenuto ad istituire e aggiornare una cartella sanitaria e di rischio, che costituisce la documentazione medico-legale dell'attività svolta.
La cartella sanitaria contiene l'anamnesi professionale del lavoratore, i risultati delle visite mediche, gli accertamenti diagnostici effettuati, i giudizi di idoneità espressi nel tempo e tutte le informazioni rilevanti relative all'esposizione ai rischi della mansione.
Le cartelle sanitarie sono documenti strettamente riservati. Il Medico Competente è il responsabile del trattamento dei dati sanitari contenuti e ne garantisce la conservazione in luogo idoneo e accessibile solo al personale autorizzato, in conformità con il GDPR e il D.Lgs. 196/2003.
Le cartelle sanitarie devono essere conservate per almeno 10 anni dalla cessazione dell'attività lavorativa (40 anni in caso di esposizione ad agenti cancerogeni). Al momento della cessazione del rapporto di lavoro, copia della cartella viene consegnata al lavoratore.