L'art. 35 del D.Lgs. 81/2008 obbliga le aziende con più di 15 dipendenti a indire almeno una riunione periodica annuale con il datore di lavoro (o un suo rappresentante), il RSPP, il Medico Competente e il RLS. La riunione rappresenta un momento fondamentale di confronto sulla salute e sicurezza in azienda.
La riunione affronta i seguenti temi: andamento degli infortuni e delle malattie professionali; risultati della sorveglianza sanitaria; valutazione dell'efficacia dei DPI; programmi di informazione e formazione; misure di prevenzione da adottare o migliorare.
Il Medico Competente contribuisce alla redazione del verbale della riunione, che costituisce documento ufficiale e deve essere conservato in azienda. Il verbale riporta i partecipanti, gli argomenti trattati, le decisioni prese e le eventuali misure di miglioramento concordate.
In occasione della riunione periodica, il Medico Competente presenta i risultati anonimi collettivi della sorveglianza sanitaria e fornisce indicazioni sul significato dei rischi riscontrati per la salute dei lavoratori.